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Errores de las empresas en el almacenamiento de la documentación

Las empresas manejan y almacenan muchos datos, tanto internos como de empresas ajenas, que pueden ser sus clientes o proveedores. Estos datos son confidenciales y se debe tener mucho cuidado a la hora de archivarlos. Una buena idea es optar por una empresa almacenamiento de información que realice este servicio de forma profesional.

La Ley Orgánica de Protección de Datos Ley Orgánica 15/1999, es muy estricta en su última modificación, con los datos confidenciales, ya sean personales o empresariales. Facturas, expedientes, nóminas, etc. contienen datos sensibles que se deben almacenar y custodiar de forma adecuada.

En el artículo 3 de la citada LOPD se contemplan las principales definiciones vinculadas con la protección de datos: datos de carácter personal; fichero; tratamiento de datos; responsable del fichero o tratamiento; afectado o interesado; procedimiento de disociación; encargado del tratamiento; consentimiento del interesado; cesión o comunicación de datos; y fuentes accesibles al público.

Existen un tipo de empresa de almacenamiento de información que se dedica de forma profesional a la parte de la seguridad de la información, que atañe a la protección de los datos personales, que forman parte de los documentos que se deben digitalizar, metadatar o almacenar. Una buena estrategia es delegar y subcontratar esta tarea a aquellas que lo hacen profesionalmente. El error más grave es no delegar y almacenar y digitalizar la información dedicándole poco tiempo y por tanto haciéndolo de forma incorrecta.

Delegar la digitalización y almacenamiento de la información

Al igual que las funciones laborales y fiscales se delegan cada vez más y se subcontratan a empresas que lo hacen profesionalmente, la labor del almacenamiento, seguridad y custodia de la información también se puede y se debe confiar a otra empresa subcontratada. Son muchos los avances tecnológicos en esta materia y estas empresas siempre están al día, si lo lleva a cabo un empleado dentro de la empresa puede que esté en las antípodas de la tecnología del almacenamiento y custodia de la información.

Así las empresas pueden dedicar todo su capital humano y estratégico a su trabajo principal. Las empresas que confían en una empresa de almacenamiento de información profesional, obtienen una ventaja clara y es asegurarse de que la información está gestionada de forma segura y es accesible, eso sí sólo para las personas autorizadas.

También es una forma de asegurarse que no se roban ni se venden datos por parte de empleados o personal ajeno. Y que en definitiva que se cumple la LOPD ya que no hacerlo puede conllevar sanciones de hasta 600.000 euros.

Así pues subcontratar una empresa de almacenamiento de información custodie con seguridad y accesibilidad todos los datos que se derivan de nuestra empresa es una buena inversión. Más vale invertir previniendo que tener que pagar una sanción a la que quizás no se puede ni hacer frente. La especialización es necesaria en ciertos aspectos que una empresa no puede dejar pasar.

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